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管理咨詢 >> 工作交接時的必備規范文書
工作交接時的必備規范文書
 

不管你是在機關,事業單位,還是在企業,在職場上都會碰到工作交接的問題,比如工作調動、晉升、調崗、離職、辭退、請假等,有時候是我們把工作交接出去,有時我們也會遇到接收別人的工作。這個時候,一份規范的交接文書將會幫你大忙。

一旦碰到交接不清楚的時候真的會讓人很無奈,很抓狂,這時候找之前的主管或上一級領導人也不一定找得到,只能硬著頭皮承擔責任。 所以無論作為交接人還是接手人,我們都希望能做好工作交接。

但怎樣進行工作交接? 其實大部分人是不會的。多數人在交接工作時就是按照離職流程表上,把自己手上的資料整理打包,再和接手人講解說明一下就完事了,再好一點會寫個材料和任務清單給接手人。但是這些交接工作不一定細致到交代清楚所有問題,還是有很多事情需要雙方反復溝通。

1、工作交接的內容

工作交接類型不同和程度均有所不同,下面這份文書,先收藏了再看下去吧 。

(1) 工作文件,包括政策法規、內部制度、培訓材料、操作手冊、各類相關材料等;

(2) 工作資料。在職期間的工作記錄資料,如電子版的工作日志、記事本等;

(3) 崗位任務。崗位涉及工作流程、關鍵控制點和注意事項;

(4) 當前工作。了解當前的進展程度很重要,及時做好工作銜接,避免脫節,延誤。包括未完成事項、待辦事項的交接;

(5) 客戶資料。機關事業單位聯系的上級單位,業務主管部門。同樣下級、基層單位以及相關部門的聯系方式應知曉。作為企業主要包括銷售客戶、供應商、對外聯系的部門及人員情況交接,尤其要注意客戶檔案的完整性和準確性,比如客戶的姓名、職務、聯系方式、電子郵箱等基本信息; 往往越具體越好!

(6) 固定資產及日常辦公用品等實物移交。大的方面如臺式電腦、手提電腦、打印機、傳真機等,小的到容易怱視的鑰匙等;

(7) 財務移交。員工如果是調動外單位或離職前要將經手的各類涉及資金的項目、業務、個人借款等款項與財務部門進行清理。

2、不同的交接標的,交接的方式也會有所不同。 具體可分為以下方式:

(1)實物。可直接交回給接手人或相關部門,確保數量和質量無誤即可;

(2)電子版和紙質版文件。形成目錄形式,確保賬物相符后拷貝和移交給指定的人員;

(3)工作流程、關鍵控制點。尤其是工作流程、業務操作方法等,可對接手人進行示范操作,輔導和糾正偏差,確保能獨立操作為止。

(4)工作郵件。你可以把工作交接的所有內容,包括已經完成的工作、待完成的工作、應對策略等,連同交接實物和文件清單一起寫在郵件當中,抄送給你的接手人、主管、上級領導等多方。這樣交接工作一經完成,責任明確公開,避免了未來工作出現問題將責任推脫到前任身上。

3、工作交接溫馨提示

(1)每項交接從規范上來說,均應由交接人、接交人以及監交人(一般由人事部門派員,也可是員工所在部門派員)三者簽字確認,當然也有些單位讓雙方交接,不是很規范。但最后應經人力資源部門審核備案后方可認定為交接完成;有 些單位只有雙方當事人交接的,可能會留下隱患。涉及保密崗位的,還應該執行保密的相關規定,以防止造成泄密事件的發生。

(2)在工作交接過程中,如出現部分文件、資料、圖書、證照等遺失或固定資產損壞時,應及時查清原因,分清責任,該賠償要賠償;

(3)工作交接是人事部門日常一項頻率較高的常規工作。是員工離職、崗位調動和交接班工作風險防范的重要環節,要確保工作交接流程化、標準化和規范化。但很多單位在這方面認識不足,重視不夠 。

(4)工作責任心是關鍵。不管你是移交人還是接手人或是監交人,本著為同事、為部門和單位著想,認真做好工作交接。不能太過隨意。交接工作,從本質上來講,是工作傳遞,承上啟下一個至關重要的環節!

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